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Avec le changement radical du business moderne, en rupture complète avec les modèles des années 1980 et 1990, la collaboration et la gestion de contenu sont devenus une priorité avec une raison d’être similaire, c’est à dire l’assemblage de la flexibilité et de l’efficacité requise.

Pourquoi collaborer est devenu de plus en plus pertinent

Avec la croissance rapide de la technologie et l’avènement de la mondialisation, les entreprises et les organisations ont maintenant l’opportunité de créer des équipes de projets en utilisant les candidats les plus appropriés. Le talent requis pour chaque projet pourrait se trouver dans différentes villes, à différents fuseaux horaires et même partout dans le monde. Prendre en compte différentes opinions en provenance de plusieurs endroits du globe, pour réussir à compléter un projet dans les temps et sans dépasser le budget, est un processus bien plus efficace que d’essayer de conserver une expertise au niveau local pour couvrir tous les besoins du projet.

En revanche, disposer de plusieurs équipes éloignées inplique un certain nombre de nouveaux défis. Les appels téléphoniques longue distance ainsi que les courriels sont des moyens inefficaces qui font perdre un temps précieux. La question est donc : comment les membres de l’équipe peuvent collaborer et rester informés ? La solution la plus directe à ce problème est un lot d’outils-logiciels efficaces pour coordonner les divers aspects de la gestion de projet. Le développement marqué des solutions de cloud computing signifie qu’elles sont devenues viables et entrent désormais dans les options prioritaires des entreprises.

La gestion en ligne

Les outils de gestion de projet en ligne sont excellents pour améliorer la collaboration, et produisent un excellent rapport qualité-prix pour les petites entreprises qui souhaitent s’installer sur le cloud et améliorer la productivité de leur équipe.
Il y a plusieurs programmes de collaboration disponibles, mais un bon service doit disposer des éléments suivants :

• Outils pour la gestion de projet : gestionnaires de tâches, rapports statutaires, calendriers partagés, panneau de configuration et diagramme de Gantt.
• Outils de gestion de contenu : version de fichier, hébergement et protection.
• Outils de collaboration : groupes de discussion, conférence voix et vidéo, mémo ou tableau et partage de documents.
• Outils efficaces et productifs pour le Web 2.0 : la structure pour mettre en avant, commenter, chercher et partager.

Ces éléments sont essentiels pour permettre une gestion efficace d’un projet, permettre la collaboration, rendre accessible tous les fichiers et ressources pertinents, ainsi que pour répertorier tous les progrès de ce projet.

De plus, le partage des ressources, de documents et de tâches est une priorité évidente pour tout ce qui a rapport à la collaboration, la création d’un historique. Cela ne doit pas être pris à la légère. C’est un concept relativement nouveau qui permet une certaine responsabilisation au sein du projet. Apporter transparence et visibilité à l’activité permet de s’assurer que l’équipe soit responsabilisée et chargée de mener le projet à terme dans les temps, conformément au budget établi. Il fournit une référence pour tous les membres de l’équipe et peut réduire la mauvaise communication lorsque les membres du projet sont issus de cultures différentes ou qu’il y a une barrière de langage. Il améliore la responsabilisation personnelle et peut être une fantastique ressource d’enseignement pour tout ce qui concerne l’analyse de ce qui a fonctionné et la détection des procédures où processus qui ont besoin d’être optimisés.

À la vitesse à laquelle le modèle de business moderne change et s’adapte, la clé du succès repose dans la possibilité dont dispose une organisation d’utiliser efficacement la collaboration et la gestion de contenu à l’intérieur de son infrastructure.