Description du projet
Filiale en propriété exclusive de Genuine Parts Company (GPC), UAP est un leader canadien dans la distribution, le marchandisage et le réusinage de pièces d’automobile et d’accessoires de remplacement pour les voitures, les camions et les véhicules lourds.
Le défi
UAP devait pouvoir traiter les 1 500 demandes annuelles de déplacement de ses plus de 5 000 employés de tout le Canada. L’entreprise se fiait à un formulaire papier pour la rédaction d’une demande de déplacement, lequel était envoyé par courrier interne pour approbation par un superviseur. Ce processus manuel présentait de grandes insuffisances. Le système de courrier interne entraînait des retards et, souvent, les formulaires étaient perdus avant même d’arriver à destination.
Puisqu’il était impossible de suivre ces demandes, les employés avaient tendance à attendre à la dernière minute pour faire leur demande de déplacement, ce qui entraînait des coûts plus élevés pour l’achat des billets. Puisqu’on ne mettait pas les approbations en vigueur, certains employés contournaient entièrement le processus et appelaient directement l’agence de voyages pour réserver leur billet. UAP dépensait de l’argent et du temps pour essayer de faire respecter un processus sur lequel elle n’avait pas de contrôle.
La solution
En collaboration avec les experts-conseils d’Intellera, UAP a complètement reconfiguré et automatisé son processus de demandes de déplacement. La souplesse inhérente au système de gestion des processus d’affaires WorkflowGen a permis à UAP de satisfaire ses besoins particuliers avec une solution facile d’utilisation et rapide à déployer, qui a reçu l’acceptation de tous les employés. Ces derniers procèdent désormais à leurs demandes de déplacement dans les délais requis puisque le processus exige deux niveaux d’approbation avant que la demande puisse être envoyée à l’agence de voyages. Les gestionnaires sont avisés par courriel qu’ils doivent approuver des demandes, lesquelles sont portées à un niveau supérieur quand elles sont en retard. Après approbation, le système génère automatiquement un numéro d’autorisation, qui doit accompagner la demande d’achat de billet envoyée à l’agence de voyages.
Le système de gestion des processus d’affaires WorkflowGen a donné à UAP une visibilité totale sur son processus de demandes de déplacement, ainsi que le contrôle et l’obligation de rendre compte qu’il recherchait.
Les avantages
- Les objectifs de service intégrés au système ont mené à une diminution importante des demandes de dernière minute et à des économies s’élevant à des milliers de dollars. Chaque étape de l’ensemble du processus, de l’analyse à l’approbation, peut maintenant être suivie.
- Les demandeurs s’interrogent maintenant à savoir s’ils ont vraiment besoin de se déplacer puisqu’ils savent qu’une demande est soumise à deux approbations.
- Le temps nécessaire pour approuver une demande a diminué de beaucoup puisque les gestionnaires savent que le système suit le déroulement, les retards et les goulots d’étranglement.
- Aujourd’hui, le délai moyen entre le dépôt d’une demande et son envoi à l’agence de voyages est de deux jours.
- Le formulaire de demande est efficient et facile à utiliser, et tous les renseignements requis y sont saisis avant qu’il ne soit envoyé pour approbation.